5.5.1. "Seryjny wydruk faktur zleceniodawcom"
Zniesienie obowiązku podpisywania faktur (choć i wcześniej można było
pobrać od kontrahenta stosowne upoważnienie...) upraszcza nieco
wymianę dokumentów. Moduł zleceń stałych wykorzystuje tę możliwość,
ułatwiając pracę zleceniobiorcom usług świadczonych okresowo. Całą
rzecz omówimy sobie na przykładzie firmy Internetowej, jako dość
typowym.
W tym momencie trzeba zwrócić uwagę na nieco inny sposób zachowania
programu przy wydruku seryjnym, zmieniony w wersji V1.9: otóż
uprzednio operacja wydruku - przy wszystkich opisanych dalej
modyfikacjach - zawsze dotyczyła całości zbioru stałych
usługodawców. Począwszy od wersji V1.9 zmieniono to - i obecnie
wydruk serii faktur dotyczy jedynie tych odbiorców, których rekordy
znajdują się aktualnie w pamięci, wyselekcjonowane z użyciem
omówionego w uprzednim rozdziale filtru. Zmiana ta ma na celu
umożliwienie wydruku faktur "partiami" (np. dla jakiejś wyróżnionej
grupy odbiorców drukujemy faktury na droższym papierze...), albo
np. ominięcie w jakimś okresie (z różnych względów) jakiejś grupy
przy wydruku faktur, słowem: taki podział daje większe możliwości
manewru użytkownikowi programu. Zaś przy chęci wydruku "wszystkich
faktur `jak leci' ", pobieramy po prostu wszystkie zapisy dotyczące
stałych zleceniodawców naraz - i drukowanie, patrząc od strony
praktycznej, odbywa się tak, jak to było w przypadku poprzednich
wersji.
Otóż wyobraźmy sobie taką firmę, której klientów - gdy chodzi o sposób
doręczania faktur (lub rachunków) za świadczone usługi - można
podzielić na 3 grupy:
- klienci domagający się przesyłania im wydruków pocztą
- klienci akceptujący faktury przesyłane im w mailu, które następnie
sami wydrukują
- oraz klienci żadnych faktur nie potrzebujący, a należności
regulujący bez przypominania, np. stałym zleceniem z konta bankowego
Jak wspomniano w poprzednim rozdziale, wybierając punkt "Seria faktur"
naciśnięciem klawisza Enter, decydujemy się tym samym na operację
"wyłącznie wydruk". Ale wybierając tenże punkt klawiszem PageDown,
powodujemy, iż program podejmie akcję:
- W przypadku klientów grupy 1. - wydruk oryginałów i kopii faktur
(bądź rachunków) lokalnie.
- W przypadku klientów grupy 2. - wydruk lokalnie jedynie kopii, zaś
wysłanie oryginału faktury mailem jako pliku PDF (względnie jako
pliku Postscript - zależnie od stanu opcji "Preferuj PDF" w menu
"ustawień drukarek")
- A klientom grupy 3. oryginały ani drukowane, ani wysyłane nie będą
- jedynie kopie do księgowości usługodawcy.
We wszystkich tych przypadkach, tam, gdzie mówimy o wysyłce pliku jako
załącznika w mailu, mamy na myśli - w odróżnieniu od "zwyczajowego"
zachowania modułu wydruku - zawsze plik w formacie PDF (względnie
Postscript), niezależnie od typu i rodzaju wybranej drukarki lokalnej.
Daje to kapitalne połączenie możliwości szybkiego wydruku kopii w
trybie znakowym, i wysyłania oryginałów mailem - oszczędzając znaczną
ilość czasu.
Pamiętajmy także, że - zgodnie z powyższym - "lokalnie" drukowana kopia
będzie miała nadruk "kopia" zależnie od ustawień drukarki użytej do
wydruku serii faktur (wszak może to być igłówka drukująca na taśmie
papieru perforowanego "z przebitką" - dlatego nie będzie to przez
program wymuszane). Natomiast zawsze plik przesłany odbiorcy będzie
oznakowany jako "oryginał".
Jak więc widać, z punktu widzenia użytkownika programu - w niniejszym
przykładzie wspomnianego usługodawcy Internetowego - cały dowcip
polega jedynie na odpowiednim podzieleniu swoich zleceniodawców na
stosowne, omówione wyżej "kategorie odbiorców faktur (czy
rachunków)". Jak tego dokonać?
Bardzo prosto: jeśli chcemy skorzystać z możliwości "drukowania i
wysyłania mailem", o tym, kto ze zleceniodawców należy do której
grupy, decyduje zawartość pola "e-mail" rekordu danego kontrahenta
(moduł "Kontrahenci"), a mianowicie:
- kontrahent "grupy 1" (życzący sobie otrzymywać wydruki) winien mieć
puste pole "e-mail" - program wtedy "rozumie", że "temu nic pocztą
elektroniczną wysłać się nie da". Adres e-mailowy kontrahenta i tak
możemy w rekordzie odnotować, po prostu korzystając z pola "Uwagi"
- kontrahent "grupy 2" (akceptujący faktury w PDF-ie wysyłane mailem),
jak łatwo się domyślić, winien mieć wpisany adres e-mail we
wspomnianym polu swego rekordu
- zaś kontrahentom "grupy 3", którzy "niczego nie chcą" - wpiszmy w
polu "e-mail" ich rekordów "adres-kosz" - który wszelkie napływające
nań przesyłki będzie od razu kierował do /dev/null. To może być
jeden i ten sam adres dla wszystkich, adres (konto) postaci np.
kosz@localhost, założone - zgodnie z nazwą - na maszynie, z której
prowadzi się wydruk, i uzupełnione o prostą regułkę procmail-a,
kasującą wszystko, cokolwiek tam napłynie
Należy także pamiętać, aby na dalej następujące przy wydruku pytanie
"Tak-Plik-E-mail-Nie" nie odpowiadać już "E-mail", bowiem w chwili
pojawienia się tego pytania e-maile z PDF-ami zostały już do wysyłki
skierowane. Program pyta nas już wtedy o chęć wydruku kopii (no, razem
z oryginałami dla "klientów grupy 1.") - ew. o chęć przesłania pliku
z tymi kopiami gdzieś indziej (względnie zapisu go na dysk, do
późniejszego wydruku).
Jak widać, sprawa elementarnie prosta i niekłopotliwa, a oszczędzająca
sporo czasu niepotrzebnie traconego na czynności jak najbardziej
"nieprodukcyjne".
Inną ewentualnością, możliwą do zastosowania w przypadku odbiorców
"grupy pierwszej", jest wybranie punktu "Seria faktur" naciśnięciem
klawiszem <PageUp> - w rezultacie otrzymamy wydruk serii faktur
(analogicznie, jak przy <Enter>), ale zaraz po nim nastąpi wydruk
zbioru przygotowanych druków przelewu, które można dołączyć do
przed chwilą wydrukowanych faktur, ułatwiając tym samym klientom
dokonanie płatności.
Poprzednia strona |
Następna strona |
Spis treści
Strona główna serwisu programu